Mitarbeiterbefragung

Hier finden Sie einen Leitfaden im PDF-Format, der zahlreiche Hilfestellungen und Tipps für die Erstellung einer Mitarbeiterbefragung beinhaltet:

Leitfaden zur Mitarbeiterbefragung [1325 KB]

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Ziele von Mitarbeiterumfragen

Mitarbeiterbefragungen können mit den unterschiedlichsten Zielsetzungen erfolgen. Folgende Ziele sind z.B. denkbar:

• Allgemeine Mitarbeiterzufriedenheitsanalyse durchführen
• Stärken und Schwächen des Unternehmens aus der Sicht der Mitarbeiter erfahren
• Weiterbildungsbedarf erheben
• Abschätzung der Notwendigkeit und/oder Akzeptanz von Veränderungen
• Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihren Vorgesetzten erheben
• Identifikation der Mitarbeiter mit Unternehmenszielen und Leitbildern überprüfen
• Gestaltungsideen der Mitarbeiter erhalten
• Unterstützung des betrieblichen Vorschlagswesens
• Anpassung der Arbeitszeit- oder Entgeltgestaltung an die Bedürfnisse der Mitarbeiter
• Erhebung von Werten und Einstellungen zur Formulierung eines Unternehmensleitbildes
• Überprüfung der Akzeptanz einer neuen Technik oder Methode
• Informationen über Probleme im Bereich Arbeitssicherheit
• Ideen/Innovationsmanagement

Die Entscheidung für die Zielsetzung ist die wichtigste Entscheidung, die bei der Konzeption einer Mitarbeiterbefragung getroffen werden muss. Aus ihr ergibt sich die Fragestellung, die entscheidend für Inhalt und Form der Mitarbeiterumfrage ist.

Mögliche Inhalte von Mitarbeiterbefragungen

Die Inhalte einer Mitarbeiterbefragung können sich je nach Zielsetzung stark unterscheiden. Mögliche Themengebiete sind:

• Fragen zur Tätigkeit bzw. zur Arbeitsorganisation
• Fragen zu den Arbeitsbedingungen
• Fragen zu Entgelt und Sozialleistungen
• Fragen zu Kommunikation und Information
• Fragen zur Zusammenarbeit mit anderen
• Fragen zu Verbesserungsvorschlägen
• Fragen zu Produkten, Ideen, Innovationen
• Fragen zu Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Fragen zum Verhalten des Vorgesetzten
• Fragen zum Unternehmen allgemein
• Fragen zur Identifikation mit dem Unternehmen
• Fragen zu Kundenbeziehungen
• Fragen zur Arbeitszufriedenheit
• Fragen zu demographischen Daten

Bei der Gestaltung der konkreten Inhalte sollte neben der Zielsetzung auch der Umfang der Mitarbeiterbefragung bedacht werden. Ein langer Mitarbeiterfragebogen mit vielen Fragen zu unterschiedlichen Themen kann dazu führen, dass die Bereitschaft zur Teilnahme und somit die Akzeptanz der Mitarbeiterbefragung sinkt.

Mitarbeiterzufriedenheit / Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung

Zufriedenheit ist ein Konzept, das sich auf den Zusammenhang von Erwartungen und dem Grad deren Erfüllung bezieht. Mitarbeiterzufriedenheit im Besonderen bezieht sich darauf, inwieweit die Erwartungen, die ein Mitarbeiter an seine Arbeit und sein Unternehmen hat, erfüllt werden. Dabei besteht die Mitarbeiterzufriedenheit aus vielen kleinen Aspekten, die sich ausgleichen oder verstärken können. Die Stärke des Einflusses eines bestimmten Aspektes des Arbeitslebens hängt vor allem damit zusammen, wie die Wichtigkeit dieses Aspektes eingeschätzt wird. Werden die Erwartungen bezüglich eines Sachverhaltes, der einem Mitarbeiter sehr wichtig ist, nicht erfüllt, führt dies zu stärkerer Unzufriedenheit, als wenn es sich um einen weniger wichtigen Aspekt handelt. Mitarbeiterzufriedenheit kann einen Einfluss auf die Mitarbeiterleistung haben. Studien konnten zeigen, dass die Qualität der Leistung und darüber hinaus auch die Kundenzufriedenheit mit der Mitarbeiterzufriedenheit zusammenhängen. Daraus ist ersichtlich, dass es für ein Unternehmen wichtig ist, die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu erheben. Mitarbeiterumfragen beschäftigen sich daher oft mit dem Thema Mitarbeiterzufriedenheit. Es herrscht teilweise sogar die Meinung, dass Mitarbeiterzufriedenheit ein Pflichtthema für Mitarbeiterbefragungen sein sollte. Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung kann sogar die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, wenn die Meinungen und Erwartungen der Mitarbeiter ernst genommen und entsprechende Maßnahmen daraus abgeleitet werden.

Vorteile und Nutzen von Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterumfragen ...

• liefern harte Daten zu Themen, die sonst schlecht durch Kennzahlen abbildbar sind
• können als Erfolgskontrolle für betriebliche Maßnahmen dienen
• können das strategische Management z.B. im Rahmen von Balanced Scorecard Modellen oder Total Quality Management unterstützen
• verändern das Unternehmensklima und führen zu einer offeneren Kommunikation
• haben einen Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit

Formen von Mitarbeiterbefragungen

Man kann unterschiedliche Formen von Mitarbeiterbefragungen anhand mehrerer Kriterien unterscheiden:

• Anzahl der abgefragten Themengebiete (umfassende vs. spezielle Befragungen)
• Anzahl der befragten Personen (Vollbefragung vs. Stichprobenbefragung)
• Art der Darstellung des Fragebogens (Online Befragung vs. Papier-Bleistift)

Bei der umfassenden Befragung werden Fragen zu möglichst vielen relevanten Themenfeldern gestellt. Diese Art der Befragung eignet sich besonders, um einen Überblick über Meinungen und Einstellungen der Mitarbeiter zu erhalten oder für eine allgemeine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit. Solche Fragebögen erlauben allerdings keinen sehr tiefen Einblick in einzelne Themengebiete, da der Fragebogen sonst sehr umfangreich werden würde.

Die spezielle Befragung befasst sich mit einem oder wenigen Themengebieten, beispielsweise nur dem Thema Weiterbildung. Sie erlaubt es, sehr genau auf dieses Thema einzugehen und ist daher besonders hilfreich, um konkrete Veränderungsmaßnahmen zu planen.

Vollbefragungen sind Mitarbeiterumfragen bei denen die gesamte Belegschaft teilnehmen kann. Sofern die Zahl der Mitarbeiter nicht zu groß ist, sollte für Themen, die alle Mitarbeiter betreffen, aus Gründen der Fairness und der Sicherstellung der Anonymität eine Vollbefragung durchgeführt werden.

Stichprobenbefragungen oder Teilbefragungen werden hauptsächlich aus zwei Gründen durchgeführt:

1. wenn das interessierende Themenfeld nur einen Teil der Mitarbeiter betrifft oder nur ein Teil der Mitarbeiter qualifiziert Auskunft geben kann.

2. wenn das Unternehmen sehr groß ist oder nicht alle Mitarbeiter erreicht werden können. Hier ist es sinnvoll, eine zufällige Auswahl zu treffen und dies auch zu kommunizieren, damit kein Gefühl der Ungleichbehandlung entsteht - insbesondere, wenn es sich um einen Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit handelt.

Online Befragungen sind Befragungen, die über das Internet abgewickelt werden, insbesondere zählen dazu Fragebögen, die im Internet oder Intranet veröffentlicht und online ausgefüllt werden. Ein großer Vorteil von Online Mitarbeiterbefragungen ist ihre Sparsamkeit bezüglich Materialkosten und Kosten für die Datenerfassung, sowie die Schnelligkeit, mit der die Fragebögen versendet, ausgefüllt und ausgewertet werden können. Zudem lässt sich die Anonymität der Mitarbeiterbefragung besser gewährleisten, weil z.B. Handschriften nicht erkennbar sind.

Papier-Bleistift-Befragungen sind die traditionelle Form der Befragung, bei der die Fragebögen gedruckt und handschriftlich ausgefüllt werden. Neben den Druck- und Versandkosten stellt vor allem der Zeitaufwand für die Eingabe der Daten ein Problem dar.

Wenn ein Teil der Mitarbeiter keinen Zugang zu Computern hat, ist es denkbar, eine kombinierte Form aus Papier-Bleistift-Befragung und Onlinebefragung zu wählen, Dabei können dann Mitarbeiter mit Computerzugang einen Online Fragebogen bekommen, während Mitarbeiter ohne Computer eine Papierversion zugestellt bekommen. Eine Zusammenführung der Daten für die Auswertung der Mitarbeiterumfrage ist ohne Probleme möglich und kann von 2ask angeboten werden. Die Datenerfassung kann ebenfalls von 2ask übernommen werden.

360°-Analysen, 360°-Feedback

Das 360° Feedback ist eine Methode des Feedbacks, die sich vom klassischen Ansatz des Leistungsfeedbacks nur in der Richtung vom Vorgesetzten zum Untergebenen entfernt. Ziel der 360° Analyse ist es, aus möglichst allen vorhandenen Quellen Informationen über die Leistung eines bestimmten Mitarbeiters zu bekommen. Zu diesen Informationsquellen gehören neben dem direkten Vorgesetzten auch Kollegen, Teammitglieder, Untergebene und interne wie externe Kunden. Man möchte also eine Rundumsicht erhalten, daher auch der Name "360° Feedback". Man geht davon aus, dass die unterschiedlichen Informationsquellen unterschiedliche Bereiche der Leistung einer Person beurteilen können.

Genau genommen ist die 360° Analyse also eine Mitarbeiterbefragung (unter Umständen auch eine Kundenbefragung) zur Leistung eines bestimmten Mitarbeiters. Dabei ist zu beachten, dass sich die Fragen je nach Zielgruppe unterscheiden werden.

Da die meisten Menschen ungern eine Beurteilung der Leistung anderer abgeben, weil sie sich nicht dazu in der Lage fühlen oder negative Konsequenzen befürchten, muss man bei der Konstruktion eines Fragebogens für ein 360° Feedback besonders sorgfältig vorgehen. Insbesondere das Thema Anonymität spielt eine große Rolle, wenn man offene und ehrliche Antworten erhalten möchte.

Wichtig ist, bei der Datenauswertung zu bedenken, dass es sich bei den Ergebnissen einer Befragung im Rahmen einer 360° Analyse um besonders sensible Daten handelt. Daher bekommen nur der Beurteilte selbst und sein direkter Vorgesetzter die Ergebnisse. Der Befragte kann dann entscheiden, ob er noch weitere Personen mit einbeziehen möchte, beispielsweise für die Planung von konkreten Veränderungsmaßnahmen.

Vorteile einer Online Mitarbeiterbefragung

Gegenüber der traditionellen Form der Befragung hat die Verwendung eines Onlinefragebogens für Mitarbeiterumfragen entscheidende Vorteile:

• Einfache und schnelle Erstellung eines professionellen Online Fragebogens mit Hilfe von 2ask (schneller als in Textverarbeitungsprogrammen)
• Einsparung von Druck- und Versandkosten (Porto, Rücksendeporto, logistische Abwicklung)
• Keine Kosten für Datenerfassung
  Bei einer Online Mitarbeiterbefragung müssen im Gegensatz zu einer Papier-Bleistift-Befragung die Umfrageergebnisse nicht manuell erfasst werden. Die Excel- und SPSS-Dateien werden automatisiert für die Online Mitarbeiterumfrage generiert.
• Steigerung der Datenqualität
  Es können keine Übertragungsfehler bei Online Mitarbeiterbefragungen auftreten, da kein manuelles Erfassen bzw. Übertragen der Antworten für elektronische Auswertung nötig ist.
• Kürzere Antwortzeiten der Befragten.
• Einfache und kostengünstige Durchführung von Mitarbeiterbefragungen mit sehr vielen Teilnehmern ( z.B. bei Vollbefragungen).
• Erinnerungsmöglichkeit per E-Mail für noch nicht beantwortete Onlinefragebögen (würde bei herkömmlichen Papier-Bleistift-Befragungen neue Druck-, Porto- oder evtl. Telefonkosten hervorrufen).
• Einfache Erreichbarkeit der Probanden per E-Mail
• Verkürzung der Erhebungsdauer
  schnellere Erfassung durch den Befragten, kein Postweg zum Versand der Papier-Bleistift-Fragebögen und deren Antworten
• Höhere Akzeptanz durch einfacheres Handling als bei Papier-Bleistift-Befragungen.
• Die Rücklaufquote ist in der Regel bei Online Fragebögen höher als bei Papier-Bleistift-Befragungen

Falls nicht alle Teilnehmer über einen Zugang zu Computern verfügen, lassen sich diese Vorteile dennoch nutzen. Der Teil der Mitarbeiter, der an der Online Umfrage nicht teilnehmen kann, bekommt den Fragebogen der Mitarbeiterbefragung in klassischer Form zugesandt. Die Daten werden dann von Hand erfasst und können mit den Daten der Onlinebefragung zusammengeführt werden. Dies kann von 2ask angeboten werden. Die Datenerfassung kann ebenfalls von 2ask übernommen werden.

Vorgehen (Projektphasen) bei der Planung und Durchführung einer Mitarbeiterumfrage

Bei der Planung und Durchführung von Mitarbeiterbefragungen sind im Wesentlichen die folgenden Schritte zu beachten:

1. Ziele festlegen

Dieser Schritt ist mit der wichtigste bei der Planung einer Mitarbeiterumfrage. Es muss geklärt werden, welchem Zweck die Befragung der Mitarbeiter dienen soll und welche Erwartungen an die Ergebnisse der Umfrage gestellt werden. Dies hängt vor allem von Weitere Informationen...

2. Konzeption eines Personalfragebogen

Steht das Ziel fest und ist schriftlich fixiert, sollte eine Planungsgruppe oder ein Projektteam gebildet werden, dessen Auftrag lautet: „Planung und Durchführung einer Mitarbeiterbefragung mit dem Ziel XY“. Zunächst müssen nun Weitere Informationen...

3. Tipps / Hilfe bei der Erstellung eines Fragebogens

Oberstes Gebot, damit eine Befragung ein Erfolg wird, ist ein sehr gewissenhaftes Vorgehen, denn eine bloße Aneinanderreihung von Fragen ergibt noch keinen guten Fragebogen Weitere Informationen...

4. Marketing

Das Marketing für die Mitarbeiterbefragung kann bereits beginnen, sobald die grobe Planung steht und parallel zur Fragebogenerstellung laufen. Die Mitarbeiter sollten so früh wie möglich Weitere Informationen...

5. Begleitschreiben / Einladungs-E-Mail

Nun ist es an der Zeit, den Teilnehmern den Fragebogen zur Verfügung zu stellen, indem man ihnen den Fragebogen, eventuell mit Zugangsdaten, zusendet. Eine große Bedeutung kommt dem Begleitschreiben für den Fragebogen zu, unabhängig davon, ob es per Brief oder per Email versendet wird. Das Begleitschreiben sollte dabei folgendes beinhalten
Weitere Informationen...

6. Feedback an die Teilnehmer

Die Zeit nach der Durchführung der Umfrage ist relativ kritisch. Hier darf das Marketing dafür nicht abbrechen. Zunächst sollte man ein Dankschreiben verfassen, das an Weitere Informationen...

7. Auswertung der Mitarbeiterbefragung

Es ist schwierig, für die Auswertung der Daten generelle Aussagen zu machen, weil die Auswertung in hohem Maße von der Art der Fragen und dem gewählten Antwortformat abhängt. Bei den meisten Fragetypen lassen sich jedoch zumindest  Weitere Informationen...

8. Veröffentlichung der Ergebnisse

Die Veröffentlichung der Ergebnisse sollte kaskadenartig von oben nach unten erfolgen, d.h. zunächst wird die Geschäftsleitung informiert, dann die verschiedenen Führungsebenen und anschließend alle Mitarbeiter.
Der einzelne Mitarbeiter kann über verschiedene Medien und Modi informiert werden:
Weitere Informationen...

9. Planung von Maßnahmen

Es ist wichtig, nach einer Mitarbeiterbefragung nicht in blinden Aktionismus zu verfallen und um jeden Preis Veränderungen anzustoßen.
Zunächst muss eine sorgfältige Analyse der Ergebnisse erfolgen, um abschätzen zu können Weitere Informationen...

10. Umsetzung der Maßnahmen

Worauf man bei der Umsetzung der Maßnahmen konkret achten muss, ist in großem Maße davon abhängig, was genau geplant ist.
Generell lässt sich aber sagen, dass man Weitere Informationen...

11. Ergebniskontrolle/Benchmarking

Für jede geplante Maßnahme muss eine Ergebniskontrolle durchgeführt werden. Wie diese Kontrolle abläuft, hängt vor allem davon ab, welche Ziele für die Maßnahme festgesetzt wurden.
Oft kann es sinnvoll sein Weitere Informationen...

12. Befragung mit 2ask: Tool – Software – Unterstützung bei der Planung & Konzeption

2ask bietet Ihnen die komplette Plattform zur erfolgreichen Durchführung Ihrer Online-Befragung.
Neben der Bereitstellung Weitere Informationen...

Einen ausführlichen Leitfaden mit weiteren Informationen, was bei der Erstellung einer Mitarbeiterbefragung zu beachten ist, finden Sie hier.

Vorlage/Beispiel Mitarbeiterbefragung

Ein Beispiel für einen Online Fragebogen für eine Mitarbeiterumfrage finden Sie auf der folgenden Seite:

Weitere Beispiele, Vorlagen und Muster für Online Mitarbeiterbefragungen stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie sich für unseren kostenlosen Testtarif anmelden.

Checkliste Mitarbeiterbefragung

Laden Sie hier die Checkliste im PDF-Format herunter:

Checkliste zur Mitarbeiterbefragung [83 KB]

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In dieser Checkliste sind die wichtigsten Schritte bei der Planung und Durchführung einer Mitarbeiterbefragung aufgeführt. Die Schritte sind in etwa nach ihrer zeitlichen Reihenfolge sortiert. Veränderungen können sich aufgrund von speziellen Fragestellungen ergeben.

Hier endet die eigentliche Durchführung der Befragung. Was nach der Ergebnispräsentation noch an Aktionen passiert (z.B. Planung/Umsetzung von Maßnahmen), ist stark vom Inhalt und auch dem Ergebnis der Mitarbeiterumfrage abhängig.